Berawal dari diberikannya amanat untuk menjadi Wali Kelas
oleh atasan dan bertepatan dengan itu Sekolah kami menggunakan format rapor
yang baru (di print tidak ditulis tangan lagi) maka saya harus memutar otak
untuk dapat mengerjakan tugas penulisan rapor dengan cepat, tepat, dan tidak
menguras tenaga. Maka saya menelusuri setiap lekuk di tubuh paman Google untuk
mancari cara yang efisien tersebut, dan jawabannya adalah menggunakan masilitas
Mail merge pada Microsoft Word. Namun cara ini hanya berlaku
untuk penulisan biodata siswa pada rapor, sedangkan penulisan pada isian nilai
tiap semesternya akan menggunakan Microsoft Excel dan akan dibahas pada
tulisan yang selanjutnya.
yang kita butuhkan adalah Satu buah file template biodata
siswa (word) dan sebuah file yang berisi tentang semua data diri siswa (Excel)
seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini…
 |
| gambar 1 |
 |
| gambar 2 |
Setelah memiliki kedua file diatas maka kita tinggal
menggabungkan keduanya menggunakan mail merge, langkah pertama adalah
menambahkan file data siswa dengan cara klik Tab mailings – select recipients –
use existing list - cari dan pilih file data siswa – open – ok.
 |
| gambar 3 |
 |
| gambar 4 |
Jika langkah dan data yang dimasukkan sesuai/bener maka di
menu insert merge field akan muncul header tabel yang kita buat (gambar 4). Langkah
selanjutnya adalah menambahkan field yg kita kehendaki kedalam template word yg
telah kita siapkan sebelumnya dan akan menjadi seperti gambar 5 dibawah ini.
 |
| gambar 5 |
 |
| gambar 6 |
jika kita mengikuti langkah2 dengan benar, maka pada saat
kita klik priview result akan muncul nama yg pertama dan jika kita klik next
record akan muncul nama yang kedua. Selanjutnya adalah langkah mencetak yang
memiliki 3 pilihan model pencetakan. Klik Finish & Merge lalu akan muncul 3
pilihan :
pilihan 1 : untuk mencetak dan mengedit halaman 1 per 1pilihan 2 : untuk mencetak seluruh halaman dari data siswa (1 siswa 1 halaman)
pilihan 3 : via Email belum pernah nyoba, silahkan coba sendiri
kita ambil pilihan ke 2 dan akan muncul
pilihan ALL (seluruh siswa/seluruh halaman),CURENT RECORD (nama yang tampil pada saat itu/1 siswa),
FROM (halaman tertentu)
 |
| gambar 7 |
Langkah selanjutnya sama seperti pencetakan dokumen normal,
pilih print, halaman, berapa copy, dll
FINISH
Seorang Guru muda, ganteng, humoris, pernah masuk nominasi calon mantu idaman se-kecamatan
ConversionConversion EmoticonEmoticon